E-Rechnung
Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Erstellung und den Versand gibt es großzügige Übergangsfriste – bis 31.12.2026: Papier- & PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig. Bei PDF-Rechnungen muss der Empfänger zustimmen.
Bis 31.12.2027: Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat und der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro aufweist. Ab 01.01.2028: es gilt für jeden Unternehmer die E-Rechnungspflicht. Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen sind damit zwingend erforderlich.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Eine E-Rechnung ist immer ein strukturiertes, elektronisches Format, wodurch eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung möglich wird. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm. Aufgrund der vorgenannten Punkte möchten wir Ihnen an dieser Stelle zwei Möglichkeiten vorschlagen, wie Sie zukünftig rechtssicher E-Rechnungen empfangen und erstellen:
Agenda InvoiceHub
Eingehende Rechnungen, die Sie als E-Mail-Anhang empfangen, leiten Sie einfach an Ihr InvoiceHub-Postfach weiter. Das gilt für alle E Rechnungsformate, aber auch andere digitale Formate wie PDF, JPEG, PNG oder TIFF. E-Rechnungen werden automatisch einer formalen Prüfung unterzogen. So können Sie sicher sein, dass jeder Beleg die Anforderungen aus dem UStG erfüllt. Der InvoiceHub liest die enthaltenen Rechnungsdaten aus und stellt sie in einem Belegbild dar. So können Sie Rechnungen in jedem Format ganz einfach prüfen. Nach Ihrer Prüfung auf sachliche Richtigkeit können Sie die Rechnung direkt im InvoiceHub freigeben, bevor Sie den Beleg an die Buchhaltung übergeben. Gemäß der GoBD müssen elektronische Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden. Und zwar lesbar, unveränderlich und manipulations-sicher. Der InvoiceHub erfüllt sämtliche Vorgaben. Agenda InvoiceHub steht als Cloud Anwendung zur Verfügung und ist für ein geringes Belegaufkommen von bis zu 50 Belegen pro Monat kostenfrei. Sollten Sie ein höheres Belegaufkommen haben oder weitere Funktionen wünschen, stehen Ihnen weitere Informationen und eine Übersicht über die aktuellen Preise hier zur Verfügung.
Agenda Faktura
Mit FAKTURA erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Sammelrechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften. Bereits jetzt können Rechnungen im X-Rechnungs-Format erstellt werden. Ab Ende Januar 2025 ist auch die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD Format möglich. Der Workflow wird durch die Beleg-Weiterleitungs-Funktion optimal unterstützt. So wird aus dem Angebot im Handumdrehen eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung. Zahlreiche Statistiken liefern detaillierte Informationen zu Umsätzen von Kunden, Artikeln und Warengruppen. In der professionellen Belegsuche können alle relevanten Suchbegriffe miteinander verknüpft werden. So finden Sie z. B. schnell heraus, welche Ihrer Kunden einen bestimmten Artikel bezogen haben. Agenda Faktura wird als lokale Installation ausgeliefert. Weitere Informationen zu Agenda Faktura und eine Übersicht über die aktuellen Preise finden Sie hier.
Um eine oder beide Softwarelösungen zu nutzen, bitten wir Sie, sich direkt mit Agenda in Verbindung zu setzen. Um den Bestellprozess für Sie möglichst einfach zu halten, empfehlen wir die KSW LEGAL GMBH Rechtsanwaltsgesellschaft als Referenz anzugeben.
Des weiteren möchten wir Sie darüber informieren, dass auch wir hausintern unser Rechnungsprogramm aus den oben genannten Punkten umstellen mussten, um zukünftig E-Rechnungen erstellen zu können. Aus diesem Grund haben wir die Abrechnungsart für die laufende, vorschüssige Finanzbuchhaltung umgestellt. Sie erhalten von uns zukünftig weiterhin eine monatliche Rechnung für die Finanzbuchhaltung und eine für die Lohnbuchhaltung und ggf. sonstige Leistungen wie Beratungen, Anträge, Bescheinigungen usw.
